契約内容に変更が生じた際は、案件を直接修正するのではなく、各種申請より変更を行います。
申請を作成することで案件に申請履歴が残ります。
各種申請のステップは下記となります。
承認ステップを踏むことで、承認者は申請内容の精査ができます。
1⃣申請を作成する
2⃣申請を承認する
3⃣申請内容が反映される
機能概要
- 案件に紐づく請求明細、支払詳細を無効化します。
- 申請承認した日の夜間にステータスが「無効」に変わります。
- 解約日を迎えると、案件フェーズが自動的に「解約」に変わります。
- 解約になると、新たな請求(支払)レコードは作成されません。
- 解約フェーズに変わる前に更新フローが発動した場合は、案件の「請求/支払終了日」に日付が入っている場合は、その日付の分まで明細を作成します。
- 適用日を迎えると、案件の「請求/支払終了日」に日付が転機されます。
更新フローに関してはこちらを参照ください。
申請を作成する
案件の「各種申請」をクリックします。
各種申請画面が開きます。
①申請者を選択。
②申請目的「解約の連絡」を選択。
③申請日時を入力。
詳細入力
下記項目を入力します。
④理由を入力。
⑤変更適用日を入力。(適用日以降に申請内容が反映される)
※解約受領日と同じ意味合いです。実際の解約日とは異なります。
適用日を迎えると、案件の「解約/満了/退去日」に⑥の日付が自動入力されます。
⑥契約の解約日を入力。
解約日を迎えると下記が作動します。
- 案件フェーズが解約に変わる
- 案件に解約履歴が反映される
案件フェーズが解約の場合、更新
⑦請求と支払を行う最終日を選択
選択した日付より先の請求発生日・支払日が設定された請求明細・支払詳細のうち、一番日付が近いデータで、かつステータスが「作成済」のものがステータス「解約」に変わります。
※請求発生日、支払日が設定されていない詳細のステータスは変わりません。
（例）⑦に3/20と入力した場合、4月分請求明細(請求発生日：4/1)、4月分支払詳細(支払発生日：4/1)以降のデータのステータスが「無効」となります。
⑧備考欄。
⑨添付ファイルがある場合は添付。
⑩承認者を選択。
※承認者に申請作成ユーザーが割り当てられている場合は、下記の下記の申請承認は不要です。そのまま処理が実行されます
確認画面
無効化する直近の請求明細と支払詳細が表示されるので問題が無ければ「次へ」をクリックします。
申請を承認する
申請が作成されると、総務部承認キューに割当てられたユーザへ承認通知メールが送付されます。
メール本文のレコードをクリックすると、承認ページに移動します。
「承認する」か「却下する」を選択し、「次へ」をクリックします。
承認が完了します。
申請内容が反映される
申請承認日の夜間に、請求明細・支払詳細のステータスが自動的に「解約」に変わります。
適用日を迎えると、申請内容が反映されます。
案件の「請求/支払終了日」「解約/満了/退去/キャンセル日」項目に日付が反映されます。
解約日を迎えると、案件フェーズが自動的に「解約」に変わります。
