• 1. 案件を作成する
• ホーム画面から作成する
• メールから案件を作成する
• 書類登録
• 2. 案件に申込内容を登録する
• a. 詳細
• b. 契約者
• c. 連帯保証人
• d. 入居者
• ⅰ)契約者＝入居者にチェックを入れ忘れた場合
• ⅱ)入居者の登録(追加)方法
• e. 緊急連絡先
• ⅰ)入居者、連帯保証人、緊急連絡先情報を編集/削除する
• f. 物件
• g. 審査
• h.書類
• ⅰ)承認時に書類を自動追加する
• ⅱ)手動で書類を追加する
• 書類情報の入力
• 書類の編集/削除
• 3. 案件に保証プランを登録する
• 保証契約適用プランの編集

家賃保証クラウドでは、審査申込から解約までを1つの『案件』(=案件レコード)として管理します。

審査申込を登録することで、案件が作成されます。

案件に代理店を紐づけることで、その代理店に登録された保証プランを、案件に登録することができます。

連帯保証人や緊急連絡先などの情報も登録ができます。

書類等のデータを格納することも可能です。

💡

フェーズと審査ステータス

案件は「審査中」「審査申請中」「承認後」の3種のレコードタイプに分かれています。各レコードタイプごとに画面レイアウトや操作が異なります。

また、フェーズと審査ステータスの2種類の表示があり、案件の状態が分かるようになっています。

• フェーズ

案件の手続き状況に伴い、下記8種のフェーズへ自動的に変わります。

• 審査ステータス

審査の進捗状況を、下記12種のステータスで管理できます。

審査待ち～審査準備のステータスは手動で変更します。

フェーズと審査ステータスは下記のように対応しています。

1. 案件を作成する

ホーム画面から作成する

画面左上のアプリケーションランチャーをクリックし、「審査」をクリックします。

メニューをクリックし、「ホーム」を選択します。

申込種別の選択を行います。

個人申込の場合

申込種別個人を選択し、「次へ」をクリックします。

新規審査開始画面が表示されるので、申込内容を入力します。

入力が完了したら、右下の「次へ」をクリックします。

①申込者の姓を入力。

②申込者のミドルネームを入力。

③申込者の名を入力。

④①をカナ入力。

⑤②をカナ入力。

⑥③をカナ入力。

⑦申込者の生年月日を西暦で入力。

⑧申込者の携帯番号を入力(要ハイフン)。

⑨引越し後の物件名(契約物件名)を入力。

⑩⑨をカナ入力。

⑪⑨の部屋番号を入力。

⑫契約者が入居者に含まれる場合は☑を入れる。

⑬審査依頼元の代理店を選択。

→代理店の登録方法はこちら

⑭月額賃料は賃料のみ(管理・共益費等は除く)を入力。

⑮入力時の日時が自動反映される。実際の申込日時と異なる場合は手動で修正。

法人申込の場合

申込種別で法人を選択し、「次へ」をクリックします。

入力画面が表示されるので、申込内容を入力します。

代表者名を入力すると、「代表者が連帯保証人の場合のチェックを入れて下さい」と表示されます。

①契約者の法人名を入力。

②契約者の住所を入力。

③代表者の姓を入力。

④代表者の名を入力。

⑤③か④を入力すると表示される。代表者が連帯保証人の場合は☑を入力（案件の連帯保証人として自動的に登録される)

⑥引越し後の物件名(契約物件名)を入力。

⑦⑥をカナ入力。

⑧⑦の部屋番号を入力。

⑨審査依頼元の代理店を選択。

⑩月額賃料は賃料のみ(管理・共益費等は除く)を入力。

⑪入力時の日時が自動反映される。実際の申込日時と異なる場合は手動で修正。

入力が完了したら「次へ」をクリックします。

メールから案件を作成する

審査の申込みメールをSalesforce側で受け付け、そのまま取込を行い案件レコードとして作成する機能です。

まず、smetaクラウドへ専用のメールアドレスを登録します。

歯車マークをクリックし、「設定」を選択します。

左の検索欄で「メールサービス」を検索し、カスタムコード内の「メールサービス」をクリックします。

メールサービス名　「メールto案件」をクリックします。

「新規メールアドレス」ボタンをクリックします。

メールアドレス名とメールアドレスを入力します。

コンテキストユーザは入力しているユーザ名が表示されるので、そのままにします。

許可する送信元はブランクにします。

「保存」をクリックします。

メールアドレスが生成されます。

このアドレスを送信先に指定しメールを送信すると、自動で案件が生成されます。

受信が完了すると、案件一覧に表示されます。

添付ファイルが複数ある場合も、書類の申込書に一括で保存されます。

書類登録

申込時に手元にある書類をアップロードし保存します。

個人申込と法人申込で、表示される書類の種類が異なります。

個人申込の画面

法人申込の画面

保存したい書類に☑を入れます。複数選択可能です。

下記画面が表示されるので、書類をアップロードします。

アップロードした書類は、案件に保存されます。

※ファイルアップロード後に☑を外すと、保存が取り消されるのでご注意ください。

※タイトル項目で書類名を自由に変更できます。

※案件画面で、書類の追加保存や編集が可能です。

ファイルをアップロードしたら「完了」をクリックします。

アップロードが完了したら右下の「次へ」をクリックしてください。

申込受付完了画面が表示されます。

下記のいずれかを選択し、右下の「完了」をクリックします。

• 新たに審査申込登録をする ⇒ 新しい審査入力を開始します(新規入力画面に遷移します)
• 登録した審査申込を編集・審査する ⇒ 今入力した案件の編集を続けます

上記で「登録した審査申込を編集・審査する」を選択すると、案件画面が表示されます。

2. 案件に申込内容を登録する

続いて各項目に詳細情報を入力します。

💡案件の所有者について

各レコードには「所有者」が存在します。所有者にはユーザ(保証会社スタッフ)、もしくは部署(キュー)を割り振ることができます。

あらかじめ部署(キュー)に該当ユーザを登録しておきましょう。

案件の所有者には、部署(キュー)が割り振られます。

smetaクラウドでは、案件のフェーズ変更に伴い部署(キュー)が所有者に割り振られる仕様になっています。

案件に対し作業(入力や変更処理)をするユーザは、重複編集を防いだり編集履歴を残す目的で、所有者を部署から自分に変更する必要があります。

作業開始前に「対応開始」をクリックすると、所有者がユーザへ変わります。

作業が完了したら「対応終了」をクリックし、所有者を部署へ戻します。

※システム管理者はすべてのレコードに対し権限を持っているため、キューの割り当て関係なく閲覧・編集が行えます。

入力をする担当者は、入力開始前に「対応開始」をクリックします。

「完了」をクリックします。

案件の所有者が自分のユーザ名に変わります。

a. 詳細

各項目の入力が完了したら、「保存」をクリックします。

• 賃貸借契約内容

月額賃料詳細を入力します。

①こちらの内容が自動反映される。

②管理費・共益費を入力。

③駐車場利用料金を入力。

④水道代を入力。

⑤町内会費を入力。

⑥その他費用名①を入力。

⑦その他費用①の金額を入力。

⑧その他費用名②を入力。

⑨その他費用名②の金額を入力。

⑩その他費用名③を入力。

⑪その他費用名③の金額を入力。

⑫①～⑪の合計額が表示される。

• 契約情報

書類送付先はフェーズを契約にすると契約物件の住所が自動反映されるので、入力不要です。

• 代理店情報

①審査入力時に登録した代理店が反映されます。

②代理店担当者を入力します。

• システム情報

自社管理IDを登録できます。

案件ID/自社管理IDに関してはこちらをご参照ください。

b. 契約者

契約者の情報を登録します。

①～⑦新規審査開始画面で入力した内容が反映される。

⑧⑦に基づき現在の年齢が自動反映される。

⑨国名を入力するとリストが表示されるので、該当国を選択。外国籍で国名が分からない場合は、「外国籍」を選択。

⑩性別を選択。

⑪こちらが反映される。

⑫電話番号を入力。

⑬メールアドレスを入力する。

⑭配偶者の有無を選択。

⑮現住所を入力。

⑯備考欄

⑰上限家賃を入力する。

契約者の勤務先情報を入力します。

⑱法人名を入力。

⑲法人番号を入力。

⑳従業員数を入力。

㉑業種を選択。

㉒電話番号を入力。

㉓住所を入力。

㉔職種を選択。

㉕雇用形態を選択。

㉖勤務開始日を入力。

㉗月収を入力。

㉘年収を入力。

㉙WebサイトのURLを入力。

㉚Facebook IDを入力。

㉛Twitter IDを入力。

㉜LINE IDを入力。

㉝オートコールが不可の場合、☑を入れる。

㉞SMSが不可の場合、☑を入れる。

㉟郵便物の郵送が不可の場合、☑を入れる。

すべて入力が完了したら右下の「保存」をクリックします。

c. 連帯保証人

連帯保証人の情報を登録します。

※登録人数に制限はなく、何人でも登録が可能です。

案件の連帯保証人タブを開きます。

連帯保証人情報を入力します。

入力が完了したら右下の「登録」をクリックします。

「処理が完了しました」と表示が出るので、右下の「完了」をクリックすると登録が完了します。

連帯保証リレーションが作成され、登録された連帯保証人が案件に紐づけられます。

• 法人案件で代表者が連帯保証人の場合

代表者は個人取引先として作成され、案件の連帯保証人に登録されます。

連帯保証人の詳細情報を登録する場合は、連帯保証人名をクリックすると個人取引先情報ページが開くので、そこから登録が可能です。

• 法人案件で代表者が連帯保証人ではない場合

代表者は取引先責任者として作成され、法人(取引先)に紐づく形で登録されます。

d. 入居者

入居者情報を登録します。

新規審査開始画面で「契約者も入居する」に☑を入れた場合、自動的に契約者が入居者としてリレーション登録されています。

ⅰ)契約者＝入居者にチェックを入れ忘れた場合

下記手順で契約者情報をご登録いただきます。

入居者情報の「新規」をクリックします。

入居者は案件の契約者を選択、続柄は「本人」を選択し、「保存」をクリックします。

以上で契約者を入居者に登録完了です。

ⅱ)入居者の登録(追加)方法

入居者タブを開き、入居者情報を入力します。

※登録人数に制限はなく、何人でも登録可能です。

入力したら右下「次へ」をクリックします。

登録された入居者が表示されます。

e. 緊急連絡先

緊急連絡先の情報を登録します。

※登録人数に制限はなく、何人でも登録が可能です。

緊急連絡先タブを開きます。

緊急連絡先情報を入力します。

詳細入力画面が表示されるので、情報を入力し右下の「登録」をクリックします。

「処理が完了しました」と表示が出るので、右下の「完了」をクリックすると登録が完了します。

ⅰ)入居者、連帯保証人、緊急連絡先情報を編集/削除する

リレーションに表示された取引先の右側に表示された▼をクリックします。

• 編集

「編集」を選択すると編集画面が表示されます

編集後に「保存」をクリックします。

取引先の詳細情報(生年月日や電話番号など)を修正したい場合は、名前をクリックして取引先ページに移動して編集します。

• 削除

「削除」を選択すると削除画面が表示されるので、「削除」をクリックします。案件から連帯保証人を外すことができます。

※削除をしても、案件との関連性が無くなるだけで取引先には登録されたままです。完全に消去する場合は、取引先にて削除をしてください。

f. 物件

物件の詳細を入力します。

入力が完了したら「保存」をクリックします。

物件情報を入力します。

①～③

④駐車場番号を入力。

⑤郵便番号を入力。

⑥都道府県を入力。

⑦市区郡を入力。

⑧町名・番地を入力。

g. 審査

審査記録を入力します。

入居審査AIを利用する場合はこちらを参照。

審査の内容を記録します。

①審査ステータスを選択。

②審査申請をしたユーザが自動反映される。

③審査方針を入力。

④引継ぎのために、審査進捗を入力。

⑤保留理由を選択。

⑥審査申請の(承認申請/NG申請)が自動反映される。

⑦審査申請時間が自動反映される。

⑧審査申請決済日が自動反映される。

⑨申請時に入力する申請理由が自動反映される。

⑩承認時に入力する上長コメントが自動反映される。

⑪審査申請を承認したユーザが自動反映される。

⑫居住区分を選択。

⑬引っ越し理由を選択。該当する理由をクリックし▶で選択済みへ移動。(複数選択可)

⑭引っ越し前居住年数を年数で入力(月数切捨て)。

⑮預貯金額を入力。

⑯現家賃(引越し前家賃)を入力。

⑰借入有無を選択。

⑱引っ越し後の家賃有無を選択。

⑲督促手数料の確認をしたら☑を入れる。

⑳審査の結果NGにする場合、該当する理由をクリックし▶で選択済みへ移動。(複数選択可)

㉑代理店へ通知する内容を入力。(代理店webとの連動を想定)

h.書類

新規審査開始入力時に保存した書類一覧が表示されます。受領日は入力時の日付が登録されています。

ⅰ)承認時に書類を自動追加する

事前に代理店適用プランに書類テンプレートを登録しておくことで、承認時に保証契約適用プランに登録されている書類が自動的に生成されます。

詳細は下記マニュアルをご参照ください。

ⅱ)手動で書類を追加する

追加で書類を受領したり、必要書類を徴求した場合は、手動で書類項目を登録することが可能です。

• 書類項目を追加する

「新規」をクリックします。

書類情報の入力

情報を入力し、「保存」をクリックします。

代理店ポータルへの共有もここで設定が可能です。

書類の編集/削除

• 編集

書類名の横に表示されている▼をクリックし、「編集」を選択します。

編集画面が開き、項目の編集が可能です。編集が完了したら「保存」をクリックします。

• 削除

書類名の横に表示されている▼をクリックし、「削除」を選択します。

「削除」をクリックします。

3. 案件に保証プランを登録する

案件に適用する保証プランを選択します。

案件の代理店に登録されている保証プランから選択することができます。

「プラン適用」をクリックすると、プラン一覧が表示されます。

まず、基本プラン一覧が表示されます。

該当するプランにチェックを入れます。

※基本プランは1つしか選べません

「オプションプランの選択へ進む」をクリックします。

オプションプラン一覧が表示されるので、オプションプランを付ける場合はここで選択します。

「プラン適用プレビューを確認」をクリックします。

登録するプランが表示されます。

「保証契約適用プランを登録する」をクリックします。案件にプランが登録されます。

「閉じる」をクリックします。

保証契約適用プランに、選択したプランが登録されます。

保証内容タブから詳細の確認ができます。

保証契約適用プランの編集

案件に適用したプラン内容を変更したい場合は、案件にプランを適用した後に、個別にプラン内容を編集することも可能です。この案件だけ特別料金で対応するなどの場合は、この方法でご対応ください。

※案件フェーズが「契約」になった後にプラン内容を変更する場合は、各種申請のプラン変更より申請下さい。

案件の保証内容タブを開きます。

修正するプランをクリックします。

プラン詳細が表示されるので、該当項目を修正します。

例えば、定率30%を50%に修正します。

「保存」をクリックします。

変更後の定率で適用額が自動的に再計算されます。